Současně po mne žádá předložit všechny faktury dodavatelů služeb a smlouvy s nimi. Dopředu mne upozornil, že si bude dokumenty kopírovat nebo fotografovat. Ráda bych věděla, kolik let musí předseda či výbor společenství archivovat všechny dokumenty, resp. zápisy ze shromáždění? V souvislosti s GDPR, jaké dokumenty mohu vlastníku předložit a nechat okopírovat? Dotaz: Anna Štecurová
ODPOVÍDÁ: MGR. PATRIK BOHÁČEK, ARROWS ADVOKÁTNÍ KANCELÁŘ, S.R.O., WWW.ARWS.CZ
Ohledně archivační povinnosti společenství vlastníků lze v obecné rovině uvést pouze tolik, že neexistuje jednotná doba povinné archivace dokumentů. Důvodem je, že archivační povinnost stanoví řada právních předpisů a každý dokument tak má jinou dobu povinné archivace. Pokud se na určitý dokument vztahuje více právních předpisů, je třeba dodržet nejdelší ze zákonem stanovených lhůt.
Jak dlouho uchovávat účetní závěrky a výroční zprávy
Lze však uvést doby, které se v praxi uplatňují nejčastěji. Účetní závěrky a výroční zprávy se dle ust. § 31 zákona o účetnictví uschovávají po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, podle stejného ustanovení je pak lhůta pro archivaci účetních dokladů 5 let. V případě, že má společenství vlastníků jednotek zaměstnance, má povinnost uschovávat po dobu 30 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účel důchodového pojištění, a to dle ust. § 35a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Jak dlouho uchovávat zápisy ze shromáždění
Zcela zvláštní kategorií archivovaných listin pak jsou zmiňované zápisy ze shromáždění společenství vlastníků jednotek. Konkrétní lhůtu pro archivaci těchto dokumentů zákon nestanoví, avšak společenství vlastníků jednotek jakožto osoba odpovědná za správu domu, ve kterém je zřízeno, má povinnost tyto dokumenty uchovávat, aby umožnilo vlastníkovi jednotky seznámit se, jak hospodaří a jak dům spravuje, a to dle ust. § 1179 občanského zákoníku. Zápisy ze shromáždění SVJ mají specifickou povahu a navíc obsahují minimální množství osobních údajů. Z tohoto důvodu nepovažujeme jejich archivaci ani jejich předložení vlastníku jednotky k nahlédnutí za jakkoli narušující principy GDPR.
Jak dlouho uchovávat účetní doklady
Pokud se týče smluv, účetních dokladů a ostatních dokumentů, lze z pohledu GDPR, že čím kratší dobu bude uchováváno tím lépe, na druhou stranu by však SVJ nemělo dokumenty likvidovat před uplynutím zákonných lhůt, případně záruční a promlčecí doby u dokumentů, ze kterých je možné očekávat potenciální spory. Umožněním vlastníku jednotky nahlédnout do účetních knih, dokladů a smluv uzavřených ve věcech správy pak SVJ neporuší žádnou svoji povinnost z hlediska GDPR, neboť jej k takovému zveřejnění nutí zákonná povinnost. Skutečnost, že si vlastník SVJ bude dokumenty kopírovat na výše uvedeném nic nemění.
