Musí mít SVJ datovou schránku?

Tomu, kdo má datovou schránku, musí úřady a soudy doručovat veškeré dokumenty jejím prostřednictvím. Protože ale stále nebylo dost těch, kteří o datovou schránku projevili zájem, a protože stát chce své „služby“ co nejvíce digitalizovat, rozšířil okruh těch, kteří si datovou schránku musí zřídit povinně. A SVJ patří mezi tento okruh „vyvolených“.

Musí mít SVJ datovou schránku?

Na co se připravit?

Novelou zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a automatické konverzi dokumentů, se rozšířil okruh osob, které musí mít povinně datovou schránku. Od ledna 2023 ji musí začít pro komunikaci s úřady používat všechny právnické osoby, osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) a někteří nepodnikatelé. Právě do kategorie právnických osob spadají i SVJ (a dále například nadace, spolky, ústavy, obecně prospěšné společnosti). Co se nepodnikatelů týče, cílí úprava na digitálně zdatné fyzické osoby. To jsou ti, kteří používají prostředky elektronické identifikace vydané v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace. Zjednodušeně řečeno, pokud využíváte bankovní identitu nebo máte občanský průkaz s aktivovaným elektronickým čipem, povinnost se na vás vztahuje.

Co je třeba udělat?

Pokud vaše SVJ nechce začít s využíváním datové schránky dříve, než je nutné, není třeba dělat nic. Stát totiž osobám, na něž se povinnost vztahuje, zřídí do 31.3.2023 datovou schránku sám. V okamžiku, kdy tak učiní, dorazí dané osobě přístupové údaje poštou. Protože právnické osoby ani osoby samostatně výdělečně činné nemají možnost datovou schránku odmítnout, je třeba, aby vaše SVJ určilo osobu, která bude mít správu datové schránky na starost. I když to tak nemusí na první pohled vypadat, je to velmi odpovědná funkce. Pro úplnost: Přístup k datové schránce SVJ má statutární orgán (tzv. oprávněná osoba, §8 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.), který určí jednu konkrétní osobu a konkrétní rozsah jejího přístupu (tzv. pověřená osoba, §8 odst. 6 výše uvedeného zákona).

Pozor na fikci doručení

Doručování do datové schránky má svá specifika, na které je třeba dát pozor. Nejznámějším z nich je tzv. fikce doručení. To znamená, že zákon počítá s tím, že je-li zpráva doručena do datové schránky, má se po deseti dnech od doručení za to, že byla přečtena. To má potom vliv na běh různých lhůt, a tak je třeba, aby osoba pověřená správou schránky schránku opravdu kontrolovala a nejlépe měla i nastavené notifikace na e-mail nebo mobilní telefon (notifikace pomocí SMS je zpoplatněná, v současné době stojí 3 Kč za SMS). Pozor od letošního roku platí fikce doručení i pro soukromoprávní vztahy, tzn. například i pro podnikatele, kteří si mezi sebou posílají faktury nebo předžalobní výzvy.

Pokud se nepoužije konstrukce fikce doručení, platí, že k doručení došlo okamžikem přihlášení osoby, která má oprávnění k přístupu do datové schránky.

Kolik to všechno bude stát?

SVJ se musí připravit i na výdaje spojené s datovou schránkou. Její zřízení je sice zdarma, bezplatná je i komunikace s úřady, ale jakmile budete chtít využívat datovou schránku i pro komerční komunikaci(například s bankami nebo pojišťovnami), je třeba si připravit 5 Kč na zprávu. Větší položkou je pak případně poplatek za archivaci doručených zpráv. V současné době stojí archivace v tzv. datovém trezoru za 20 zpráv 120 Kč, ale za 5000 zpráv už 29 500 Kč. Nad archivací zpráv je obecně třeba se pořádně zamyslet. V datové schránce totiž zůstávají nejdéle 90 dní (nebo dokud je nesmažete nebo se nezaplní kapacita). Možností samozřejmě je uložit zprávy z datové schránky do počítače. U této varianty je samozřejmě nutné dát pozor, jak jsou data zde uložená chráněna a kdo k nim má přístup.

Zdroj foto: Pixabay


Mohlo by vás zajímat

Dotace pro SVJ na energie pro rok 2023

Dotace pro SVJ na energie pro rok 2023

Co bude muset pro získání příspěvku udělat zákazník v domě s domovními kotelnami? A co domy s centrálním vytápěním? Jaké jsou podmínky pro získání státního příspěvku pro rok 2023? Zapište si důležité datum 30. listopadu 2022.