Od volby člena výboru SVJ po jeho úspěšný zápis do rejstříku SVJ

Vzhledem k tomu, že zvolení zástupci musí být zapsaní do obchodního rejstříku, nezřídka kdy jsou s celou procedurou spojeny formální těžkosti. Článek si tak klade za cíl celou problematiku osvětlit a eliminovat problémy s volbou a zápisem členů výboru do budoucna.

Jak dostat člena výboru do funkce? Zvolit ho.

Jak již vyplývá z výše uvedeného, tak členové výboru mohou být do své funkce pouze zvoleni shromážděním. Jiným způsobem ani jiným orgánem zmocněni do své funkce za obvyklých podmínek být nemohou. K tomu pouze ve zkratce dodávám, že ve zvláštních případech je možné chybějící členy výboru nechat jmenovat soudem na návrh SVJ a u jednočlenného SVJ se ustanovuje člen statutárního orgánu jmenováním

Koho lze zvolit? Svéprávnou a bezúhonnou FO či PO

Zvolená osoba musí být plně svéprávnou, což v praxi znamená zejména starší 18 let. Dále pak musí být bezúhonnou podle živnostenského zákona, což znamená, že tato osoba nebyla pravomocně odsouzena pro úmyslný trestný čin spáchaný v souvislosti s podnikáním či s činností SVJ nebo bytového družstva. Zásadní informací je, že člen výboru nemusí být členem SVJ, pokud tak není přímo uvedeno ve stanovách. Členem výboru může být taktéž právnická osoba. Oznamovací povinností je stižen ten, kdo je v insolvenci, respektive v úpadku a chce se o místo ve výboru ucházet. Tato osoba o tom musí informovat shromáždění ještě před volbou, ledaže by od skončení insolvenčního řízení již uplynuly alespoň 3 roky. Stanovy mohou určit i další omezení a předpoklady pro způsobilost stát se členem výboru. Vzhledem k povinnostem voleným členům, a ne příliš velkým zájmem o tyto pozice, se však velký rozsah těchto omezení nepředpokládá.

Co když zvolíme někoho, kdo nesplňuje zákonné podmínky ke zvolení?

Pokud se někdo takový zvolí, tak podle zákona se na něho hledí, jako by zvolen nebyl. To znamená, že bude potřeba místo této osoby zvolit někoho nového a danou osobu přitom není třeba vyloučit ani nic jiného aktivního proti ní konat, protože zákon ji za člena výboru nepovažuje.

Volba – svolání shromáždění

Nejprve je nutné svolat shromáždění pozvánkami všem členům. Na pozvánce musí být uvedeno datum, čas a místo konání shromáždění. Dále pak jeho program. Až na výjimky již nebude možné projednat na shromáždění bod, který není uveden v pozvánce, proto je třeba vše pečlivě promyslet. Nicméně volba členů výboru nebývá situací, na kterou by se opomnělo.

Volba – je dostatečná účast?

Před konáním shromáždění je třeba připravit prezenční listiny, na nichž je seznam všech vlastníků jednotek spolu s uvedením váhy jejich hlasu. Váha hlasu se odvíjí od velikosti jeho podílu na společných částech domu a pozemku. Váhu hlasu lze odlišně upravit ve stanovách. Seznam vlastníků jednotek i s velikostí jejich podílů lze zjistit z veřejně přístupného katastru nemovitostí. Pokud některou jednotku vlastní přímo SVJ, pak k této jednotce žádná hlasovací práva nejsou.

Z prezenční listiny vyčteme volební účast. K usnášeníschopnosti při volbě členů výboru je potřeba nadpoloviční většina všech členů shromáždění.

Volba – co když účast dostatečná není?

Vzhledem k časnosti nízké účasti na shromážděních zavedl zákonodárce do občanského zákoníku tzv. náhradní shromáždění. SVJ si tak do stanov může dát, že v případě nedostatečné účasti na shromáždění může být svoláno náhradní shromáždění, kde již k usnášeníschopnosti postačuje 40 % všech hlasů.

Kromě této možnosti zákon nabízí v případech, kdy na první pokus není zajištěna dostatečná usnášeníschopnost shromáždění, aby bylo hlasováno mimo zasedání, tzv. per rollam. Jedná se o korespondenční hlasování distančním způsobem – na dálku. Každý člen shromáždění musí obdržet podklady nutné pro hlasování, lhůtu, do kdy může hlasovat, a návrh rozhodnutí, o němž se hlasuje. Ten spolu se svojí volbou podepíše a uvede datum svého hlasování. Úředně ověřený podpis musí být pouze pokud to vyžadují stanovy. Ke zvolení je v takovém případě potřeba nadpoloviční většina všech hlasů.

Volba – účast je dostatečná, co dále?

Na schůzi se nejprve zvolí předseda schůze, který ji povede, případně také zapisovatel. Následuje řešení jednotlivých bodů programu schůze a zejména hlasování o nich. Jedním z těchto bodů je zvolení členů statutárního orgánu – výboru. K přijetí usnesení o zvolení člena výboru postačuje nadpoloviční většina přítomných vlastníků na shromáždění. Takto tedy shromáždění zvolí hlasováním členy výboru. Po projednání všech bodů se shromáždění ukončí, a do 30 dnů od jeho ukončení se musí vyhotovit zápis o jeho průběhu. Každá projednávaná věc v něm má být uvedena zvlášť spolu s výsledkem hlasování o ní. SVJ zápis archivuje.

Zapsat zvolené osoby do obchodního rejstříku!

Nyní zbývá zvolené zástupce nechat zapsat do obchodního rejstříku, resp. přesněji do rejstříku společenství vlastníků jednotek, jenž je veden příslušným krajským soudem. Zápis se provádí pomocí tzv. inteligentního formuláře, který naleznete zde. Nejprve napíšete IČO vašeho SVJ, čímž se vyhledá formulář patřící k vašemu SVJ. Tam v sekci statutární orgán vymažete původní členy výboru a uvedete datum zániku jejich funkce. Obvykle datum uplynutí funkčního období či datum zvolení nových členů. Poté pomocí tlačítka přidat fyzickou osobu či tlačítka přidat právnickou osobu přidáte nové členy výboru. Vyplníte jejich osobní údaje a datum uvedení do funkce a datum vzniku členství, které se většinou shodují s datem volebního shromáždění. Poté kliknete na tlačítko uložit, čímž se předmětná část uloží.

Nejprve předmětná část, následně závěrečná část

Po vyplnění předmětné části zbývá k vyplnění závěrečná část. V ní je třeba uvést, kdo za SVJ návrh podává, zpravidla předseda. Danou osobu lze takto vybrat z nabízeného seznamu pod tlačítkem „vybrat osobu ze subjektu“. Pokud by to podával např. advokát, tak ten zvolí, že návrh podává zástupce navrhovatele

Nezapomeňte na přílohy!

Tím se dostáváme ke konci stránky, kde je velmi důležité tlačítko „přidat údaj“ znamenající přidat přílohy. Těmito nezbytnými přílohami jsou zápis z volebního shromáždění, zápis ze schůze výboru, pozvánka, presenční listina vč. doložených plných mocí, souhlas se zápisem zvolených členů do rejstříku a jejich prohlášení o splnění požadavků dle živnostenského zákona, dokument dokládající ukončení předchozího funkčního období a plná moc v případě, že za vás návrh podává advokát. Dodávám, že uvedené dokumenty musí být v originálech či úředně ověřených kopiích.

Odeslání návrhu

Po uložení závěrečné části zvolíte tlačítko generovat podání a vyberete si jeden z nabízených způsobů odeslání formuláře. V případě písemného podání je třeba úředně ověřený podpis a vylepení kolku. Pokud si nejste s něčím jisti, tak si poznamenejte návratový kód a před odesláním návrhu na soud můžete návrh ještě měnit díky tomuto kódu, který vás vždy vrátí k rozepsanému návrhu. Správní poplatek za zápis požadovaných změn do obchodního rejstříku činí 2.000, - Kč. Lze ho platit zmíněným kolkem či převodem na účet. Pokud ho neuhradíte rovnou, budete vyzváni soudem k doplacení.

Doufám, že vám tento skromný průvodce volbou a zápisem nových členů výboru SVJ pomohl. V případě, že na některé záležitosti nebudete stačit sami, můžete se na mě obrátit zde.

Více o Advokátní kanceláři JUDr. Marek Matěna si přečtěte na našem Tržišti

Zdroj foto: pixabay.com

______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.