Výbor SVJ plánuje pořízení kamerového systému, ale naráží na limity svých pravomocí. Jak správně postupovat, když jde o investici přesahující rámec běžné správy? Kdy je nutné svolat shromáždění a jaký význam má informovaný souhlas vlastníků? Právník radí, jak na to – krok za krokem.
„Dobrý den, prosím o vyjádření k tomuto dotazu: Jak by měl postupovat Výbor SVJ, pokud chce rozhodovat mimo zasedání shromáždění vlastníků, např. o pořízení kamer, kdy se nejedná o jednorázový náklad (ve Stanovách je určen limit, do kterého může Výbor rozhodovat bez dalšího upřesnění), a vlastníci budou uhrazovat výdaje s provozováním kamer v budoucnosti? Měl by Výbor v tomto případě zjišťovat zájem vlastníků? Jak by měl zjišťování provést? Na základě jakého výsledku zjišťování by mohl Výbor kamery pořídit? Je obvyklé, aby postup v těchto případech (náklady na pořízení vyvolají náklady v budoucnosti) byl zakotven ve Stanovách? Děkuji moc za váš čas."
Pokud pořízení kamerového systému přesahuje finanční limit stanovený ve stanovách jako mez pro samostatné rozhodování výboru, výbor o takové investici nemůže rozhodnout bez dalšího. V úvahu přicházejí dvě možnosti: buď shromáždění vlastníků rozhodne o navýšení tohoto limitu a tím výboru rozšíří pravomoc pro budoucí rozhodování, nebo shromáždění vlastníků konkrétně schválí záměr pořídit kamerový systém. Vzhledem k tomu, že se jedná o dlouhodobý náklad s dopadem na správu domu i soukromí obyvatel, je v praxi běžnější a právně jistější druhý postup, tedy že shromáždění přímo rozhodne o schválení dané investice. Jakékoli rozhodnutí výboru v rozporu s limitem by bylo překročením jeho pravomoci.
Zároveň je třeba zohlednit, že kromě jednorázových nákladů na pořízení systému bude s jeho provozem spojena i pravidelná údržba, správa, případné opravy nebo výměny zařízení, a tedy dlouhodobé provozní výdaje. Tyto náklady mohou do budoucna vést k navýšení příspěvků do fondu oprav nebo k jiným změnám v hospodaření SVJ. O to důležitější je, aby o takové záležitosti bylo rozhodováno právě shromážděním.
Ano. Vzhledem k tomu, že se jedná o zásah do práv vlastníků, který má dopad na financování a provoz domu a právním základem zpracování osobních údajů kamerovým systémem není souhlas jednotlivých osob, ale oprávněný zájem SVJ, je nezbytné zajistit předchozí souhlas vlastníků s rozhodnutím o pořízení a provozování systému. Tento souhlas se neposkytuje jako individuální souhlas s pořizováním záznamu, ale jako kolektivní rozhodnutí o tom, že systém bude v domě provozován. Získávání individuálních souhlasů se záznamem by navíc bylo z pohledu GDPR nevhodné a provozně neudržitelné, protože každý takový souhlas může být kdykoliv odvolán. Pokud tedy shromáždění vlastníků v souladu se stanovami a zákonem rozhodne o pořízení systému, není třeba činit další kroky a souhlas se považuje za vyjádřený v rámci tohoto rozhodnutí.
Zjišťování zájmu vlastníků by mělo proběhnout buď na shromáždění vlastníků, nebo formou hlasování mimo zasedání (per rollam). Výbor by měl vlastníkům předložit návrh rozhodnutí, který bude doplněn o přehlednou a věcnou průvodní dokumentaci. Ta by měla obsahovat zejména účel pořízení systému, odůvodnění jeho nezbytnosti (např. incidenty, poškozování majetku), příkladmo dále rozsah a umístění kamer, návrh technického řešení, náklady na pořízení a provoz, způsob financování a informace o zajištění souladu s požadavky GDPR. Vlastníci se musí na základě těchto informací rozhodnout informovaně. Rozhodnutí o pořízení systému je přijato, pokud je schváleno většinou, kterou určují stanovy – nejčastěji nadpoloviční většinou všech vlastníků. Výbor může přistoupit k realizaci systému pouze tehdy, pokud bylo rozhodnutí řádně přijato.
Po schválení pořízení systému shromážděním vlastníků se SVJ stává správcem osobních údajů ve smyslu GDPR. Musí tedy před instalací a zprovozněním systému připravit dokumentaci, která zahrnuje účel zpracování, posouzení přiměřenosti, vymezení sledovaných prostor, dobu uchování záznamů, zabezpečení přístupu a přístupová pravidla. Záznamy se doporučuje uchovávat nejvýše 7 dnů, výjimečně 14, a po uplynutí této lhůty se musí bezpečně mazat. Je nutné zajistit, aby kamery nesnímaly vchody do bytů ani veřejný prostor. Na všech vstupech do sledovaných prostor musí být umístěno viditelné upozornění na provoz kamer, včetně kontaktu na správce systému. Přístup k záznamům musí být omezen pouze na pověřené osoby a každý přístup musí být evidován.
Vypracoval pro právní poradnu SousedeCZ: Mgr. Nikita Budnyk, Pikes Legal, s.r.o.
Zdroj obrázku: pixabay.com
______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:
V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.
Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE
Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.
Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.
Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.
V tomto článku se zaměříme na význam protipožárních opatření v oblasti prostupů stoupacích vedení, na jejich legislativní požadavky, nejčastější nedostatky ve stávajících panelových domech a moderní řešení, která zvyšují požární bezpečnost obytných budov.
Jak si právní praxe poradila s přechodem od listinné k elektronické podobě právních úkonů? V rozhovoru s JUDr. Pavlínou Brzobohatou, předsedkyní občanskoprávního a obchodního kolegia Nejvyššího soudu, navazujeme na témata z BD fóra 2024 a věnujeme se mimo jiné elektronickému hlasování per rollam i využití jednoduchého elektronického podpisu.
Zabezpečení bytových domů je stále důležitějším tématem pro většinu společenství vlastníků. Ochrana majetku, bezpečnost obyvatel i prevence vandalismu – to vše může řešit moderní kamerový systém. Jaké přínosy vám takové řešení přinese a proč stojí za zvážení?