Vyúčtování služeb - odpovědnost za správnost mají členové výboru SVJ

Rok se nám zase přehoupl do mrazivé zimy, ale v účtárnách a kancelářích nejen správních firem začíná být trochu teplo. Začíná pro ně totiž vrcholná pracovní sezona, kdy docházejí poslední faktury za služby poskytnuté SVJ za minulý rok a vrcholí přípravy k uzavření účetního roku, a s tím i přípravy pro rozúčtování služeb.

Vyúčtování služeb - odpovědnost za správnost mají členové výboru SVJ

Sousede.cz nyní poskytují správním firmám online distribuci vyúčtování. Správní firmy již nemusí nic tisknout, balit ani rozesílat tuny dokumentů. Rozešleme je elektronicky a vždy načas a pohlídáme potvrzení o přijetí. Správní firmy tak sníží své náklady a administrativní zátěž. Víc o službách pro správní firmy na sousede.cz/spravci.

Mnozí stávající i nově zvolení členové výborů SVJ spoléhají na správní či účetní firmu a na firmy, které provádějí rozúčtování nákladů na studenou vodu, teplou vodu a teplo. Mnohdy si neuvědomují, že sice mají zpracování vyúčtování smluvně zajištěno, ale je potřeba vše řádně ohlídat a vyhnout se tak případným reklamacím a dohadováním s konečnými spotřebiteli, členy SVJ.

Co vše je třeba společně se zpracovateli vyúčtování ohlídat?

- Zkontrolovat, zda nedošlo ke změnám pravidel rozúčtování některých služeb oproti minulému roku např. rozhodnutím shromáždění.

- Zkontrolovat případné změny pravidel v rozúčtování dané legislativou.

- Předat zpracovatelům správné podklady, tj. přehled vlastníků se všemi změnami včetně počtu osob a odečtů měřidel spotřeb vody a tepla, provést kontrolu vlastníků v katastru nemovitostí, někdy se stane, že vlastník byt prodá a nikomu z SVJ nic nenahlásí.

- Pokud máte v domě nebytové prostory, ověřte, zda nedošlo ke změně způsobu využívání prostoru, pokud ano, je třeba upravit koeficienty plochy pro rozúčtování nákladů na teplo.

- Zajistit včas odečty všech měřidel spotřeby vody a tepla v bytech a nebytových prostorech ke konci zúčtovacího období, v souladu s legislativou pak kontaktovat všechny uživatele, kde se nepodařilo spotřeby odečíst, ať již kvůli technickým problém či z důvodu nezpřístupnění bytu.

- Zkontrolovat, zda máte veškeré faktury od dodavatelů služeb kompletní za celý rok.

- Zkontrolovat náklady každé jednotlivé služby před zpracováním vyúčtování, zda jsou kompletní a také, zda jsou správně zaúčtované do správné položky pro vyúčtování.

- Porovnat náklady před zpracováním s minulým obdobím, rozdíly napoví, že mohlo někde dojít k chybě.

- Porovnat spotřeby vody a tepla celého domu i jednotlivých bytů a nebytových prostor s minulým obdobím, pomůže to jednoduše odhalit případné chyby v odečtech.

- Vyúčtování musí být zpracováno a distribuováno konečným uživatelů nejpozději do 30. 4. 2018 v písemné formě.

Jakou legislativou se aktuálně rozúčtování nákladů řídí?

- Pravidla pro rozúčtování najdete ve svých stanovách.

- Rozúčtování nákladů na služby se řídí Zákonem 67/2013 Sb. a Zákonem 104/2015 Sb.

- Rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům se řídí vyhláškou 269/2015 Sb.

Co dělat, když některý z konečných uživatelů podá námitku (reklamaci) konečného vyúčtování?

- Konečný uživatel je oprávněn podat námitku písemně do 30 ti dnů od obdržení vyúčtování a má rovněž právo nahlížení do všech podkladů k vyúčtování.

- V souladu s platnou legislativou musíte na námitku reagovat písemně a to nejpozději do 30 ti dnů od obdržení písemné námitky.

Pokud se chcete případným dohadováním a opravám ve vyúčtování vyhnout, věnujte raději více času a úsilí kontrole správnosti vyúčtování před distribucí.


Mohlo by vás zajímat

Jak řešit sousedské spory? | Díl 10 - Kolik jich v tom bytě vůbec je??

Jak řešit sousedské spory? | Díl 10 - Kolik jich v tom bytě vůbec je??

V domě si téměř nikdo na nic nestěžoval, i když to byla společnost pestrá, jak ze seriálu Byl jednou jeden dům. Z dvanácti bytů deset obývali jeho vlastníci a jen dva byli pronajaté. Bohužel nájemníci jednoho z nich postupně a se sílící intenzitou, začali narušovat ticho, pohodu, pořádek a klid v celém domě. Šlo o studenty, kterých bylo zkrátka moc a bylo je náležitě slyšet. A to téměř pořád.

Whistleblowing pro organizace s více než 25 zaměstnanci

Whistleblowing pro organizace s více než 25 zaměstnanci

Návrh zákona o ochraně oznamovatelů, takzvaných whistleblowerů, ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém mimo jiné všem organizacím, které zaměstnávající více než 25 osob. Dotknout se tak může i bytových družstev nebo společenství vlastníků jednotek. A zákon počítá s citelnými sankcemi, pokud organizace svoje povinnosti nesplní. HAVEL & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář proto klientům přináší své efektivní řešení FairWhistle.