Vyúčtování služeb - odpovědnost za správnost mají členové výboru SVJ

Rok se nám zase přehoupl do mrazivé zimy, ale v účtárnách a kancelářích nejen správních firem začíná být trochu teplo. Začíná pro ně totiž vrcholná pracovní sezona, kdy docházejí poslední faktury za služby poskytnuté SVJ za minulý rok a vrcholí přípravy k uzavření účetního roku, a s tím i přípravy pro rozúčtování služeb.

Vyúčtování služeb - odpovědnost za správnost mají členové výboru SVJ

Sousede.cz nyní poskytují správním firmám online distribuci vyúčtování. Správní firmy již nemusí nic tisknout, balit ani rozesílat tuny dokumentů. Rozešleme je elektronicky a vždy načas a pohlídáme potvrzení o přijetí. Správní firmy tak sníží své náklady a administrativní zátěž. Víc o službách pro správní firmy na sousede.cz/spravci.

Mnozí stávající i nově zvolení členové výborů SVJ spoléhají na správní či účetní firmu a na firmy, které provádějí rozúčtování nákladů na studenou vodu, teplou vodu a teplo. Mnohdy si neuvědomují, že sice mají zpracování vyúčtování smluvně zajištěno, ale je potřeba vše řádně ohlídat a vyhnout se tak případným reklamacím a dohadováním s konečnými spotřebiteli, členy SVJ.

Co vše je třeba společně se zpracovateli vyúčtování ohlídat?

- Zkontrolovat, zda nedošlo ke změnám pravidel rozúčtování některých služeb oproti minulému roku např. rozhodnutím shromáždění.

- Zkontrolovat případné změny pravidel v rozúčtování dané legislativou.

- Předat zpracovatelům správné podklady, tj. přehled vlastníků se všemi změnami včetně počtu osob a odečtů měřidel spotřeb vody a tepla, provést kontrolu vlastníků v katastru nemovitostí, někdy se stane, že vlastník byt prodá a nikomu z SVJ nic nenahlásí.

- Pokud máte v domě nebytové prostory, ověřte, zda nedošlo ke změně způsobu využívání prostoru, pokud ano, je třeba upravit koeficienty plochy pro rozúčtování nákladů na teplo.

- Zajistit včas odečty všech měřidel spotřeby vody a tepla v bytech a nebytových prostorech ke konci zúčtovacího období, v souladu s legislativou pak kontaktovat všechny uživatele, kde se nepodařilo spotřeby odečíst, ať již kvůli technickým problém či z důvodu nezpřístupnění bytu.

- Zkontrolovat, zda máte veškeré faktury od dodavatelů služeb kompletní za celý rok.

- Zkontrolovat náklady každé jednotlivé služby před zpracováním vyúčtování, zda jsou kompletní a také, zda jsou správně zaúčtované do správné položky pro vyúčtování.

- Porovnat náklady před zpracováním s minulým obdobím, rozdíly napoví, že mohlo někde dojít k chybě.

- Porovnat spotřeby vody a tepla celého domu i jednotlivých bytů a nebytových prostor s minulým obdobím, pomůže to jednoduše odhalit případné chyby v odečtech.

- Vyúčtování musí být zpracováno a distribuováno konečným uživatelů nejpozději do 30. 4. 2018 v písemné formě.

Jakou legislativou se aktuálně rozúčtování nákladů řídí?

- Pravidla pro rozúčtování najdete ve svých stanovách.

- Rozúčtování nákladů na služby se řídí Zákonem 67/2013 Sb. a Zákonem 104/2015 Sb.

- Rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům se řídí vyhláškou 269/2015 Sb.

Co dělat, když některý z konečných uživatelů podá námitku (reklamaci) konečného vyúčtování?

- Konečný uživatel je oprávněn podat námitku písemně do 30 ti dnů od obdržení vyúčtování a má rovněž právo nahlížení do všech podkladů k vyúčtování.

- V souladu s platnou legislativou musíte na námitku reagovat písemně a to nejpozději do 30 ti dnů od obdržení písemné námitky.

Pokud se chcete případným dohadováním a opravám ve vyúčtování vyhnout, věnujte raději více času a úsilí kontrole správnosti vyúčtování před distribucí.


Mohlo by vás zajímat

Dotace pro SVJ na energie pro rok 2023

Dotace pro SVJ na energie pro rok 2023

Co bude muset pro získání příspěvku udělat zákazník v domě s domovními kotelnami? A co domy s centrálním vytápěním? Jaké jsou podmínky pro získání státního příspěvku pro rok 2023? Zapište si důležité datum 30. listopadu 2022.

Ochrana dat vlastníků jednotek při využívání externích dodavatelů

Ochrana dat vlastníků jednotek při využívání externích dodavatelů

Ochrana osobních údajů je často interpretována jako zbytečná a otravná administrativa, kterou po nás vyžaduje Evropská unie a SVJ zbytečně zatěžuje. To je ale zbytečně negativní pohled. Ochrana soukromí je jednou z hodnot, kterou česká ústava chránila dávno před naším vstupem do Evropské unie. A administrativní zátěž pro SVJ lze chytře minimalizovat.