Jak se k hlasování per rollam staví banky?

Jak bytová družstva a SVJ nyní řeší situaci, kdy potřebují přijmout nějaké zásadní rozhodnutí, např. o realizaci investice či přijetí úvěru, přičemž nemohou svolat členskou schůzi nebo shromáždění vlastníků?

Naštěstí vláda na tyto situace pamatovala již v začátku pandemie, když v rámci zákona č. 191/2020 Sb., též známého pod názvem „lex covid“, od 22. 4. 2020 umožnila, aby BD a SVJ mohla rozhodovat o zásadních věcech, spojených s fungováním jejich bytového domu, formou per rollam (latinsky písemně či korespondenčně). Této formy bylo nově možné využít i v případě, kdy takovou možnost nemají uvedenou ve svých stanovách. Pokud se ohlédnu za rokem loňským, tak ze zkušeností banky vyplývá, že zpočátku byla tato forma hlasování využívána spíše sporadicky. Poté, co koncem května a v červnu došlo k rozvolnění přijatých opatření, využila tohoto stavu většina BD a SVJ ke svolání řádných členských schůzí a shromáždění vlastníků. V té době jsme zaznamenali i největší počet žádostí o poskytnutí úvěru, neboť až v tomto okamžiku nám řada klientů byla schopna doložit řádně schválený souhlas s jeho přijetím. To se projevilo hned v červenci, kdy jsme jen za jeden měsíc poskytli BD a SVJ více než půl miliardy nových úvěrů. Ti, co se nestihli sejít před prázdninami či začátkem září, měli smůlu, neboť koncem září se restriktivní opatření opět zpřísnila. Počínaje říjnem loňského roku jsme pak zaznamenali, že formy hlasování per rollam už začalo využívat daleko více BD a SVJ. Protože koncem loňského roku bylo jasné, že pandemie tu s námi ještě nějaký čas bude a že dle systému PES bude shromažďování možné nejdříve na stupni 2 (max. 50 lidí uvnitř), přičemž zákon „lex covid“ měl v bodu umožňujícím hlasování per rollam omezenou platnost jen do konce roku 2020, došlo k jeho novelizaci. Dle ní je tak umožněno v rámci BD a SVJ legálně využívat formy hlasování per rollam až do 30. 6. 2021!

V jaké formě je pro banku akceptovatelné doložení rozhodnutí per rollam např. o schválení přijetí úvěru?

Samozřejmě i banka se této situaci musela přizpůsobit. Od našich klientů jsme vyžadovali, aby nám rozhodnutí o realizaci investice a přijetí úvěru, řádně doložili. Konkrétně jsme požadovali předložení nejen zápisu, kde byl uveden výsledek hlasování per rollam ke každému bodu zvlášť (potřebným počtem hlasů), ale i písemné podklady o tom, jak hlasovali jednotliví vlastníci či družstevníci. Z našich zkušeností totiž plyne, že většina BD a SVJ k hlasování per rollam přistoupila v tištěné formě, kdy každý vlastník obdržel jeden papír, kde bylo vysvětleno, proč se hlasuje tímto způsobem a zejména tam byla uvedena jasná a jednoznačná formulace usnesení, ke které se bylo nutné vyjádřit. Tento papír byl, v dané lhůtě (většinou 14 dní), pak odevzdán zpět výboru SVJ či vedení BD se stanoviskem a podpisem daného vlastníka. Některá BD a SVJ ke kontaktu svých členů využila i mailové korespondence s tím, že vše potřebné poslala jako přílohu mailu s žádostí, aby si adresát tento papír vytiskl, vepsal do něj, zda souhlasí či nesouhlasí s navrženým usnesením, uvedl datum a vlastnoručně jej podepsal. Takto vyplněný list pak naskenoval a poslal mailem zpět. I tato forma je pro banku akceptovatelná, neboť lze spolu s finálním výsledkem hlasování bance doložit jednotlivé souhlasy v elektronické podobě – vč. podpisů. Obě výše uvedené varianty obsahují to nejdůležitější, o co bance jde – tzn. vlastnoruční podpis a datum podpisu k jasně formulovanému usnesení. Občanský zákoník totiž říká: „K platnosti hlasování se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou“. S ohledem na případy pokusů o tunelování BD a SVJ formou zfalšovaných zápisů usnesení per rollam v září loňského roku, si myslím, je taková opatrnost ze strany banky na místě.

Jak se banka staví k případům, kdy takové hlasování proběhlo on-line?

Přiznám se, že s touto formou hlasování zatím nemáme žádné zkušenosti, protože jsme se s ní u našich klientů ještě v praxi nesetkali. Vím ale, že v současné době již existuje několik platforem, které on-line způsob hlasování umožňují. Osobně se domnívám, že sice této možnosti zatím využil jen zlomek BD či SVJ, nicméně lze předpokládat, že do budoucna to bude jasný trend, jak se v rámci BD a SVJ pružně rozhodovat – a zřejmě nejen v době covidu a trvání restriktivních opatření. Z toho, co jsem si o on-line hlasování přečetl, věřím (ač nejsem právník), že se jedná o legální a akceptovatelnou formu hlasování, která by i pro banku měla být přijatelná za situace, kdy takový podklad bude opatřen elektronickým podpisem statutárního orgánu a zaslán do datové schránky banky. Bohužel si myslím, že většina bank bude ještě nějakou dobu požadovat, aby všechny podklady kolem on line hlasování byly ve finále vytištěny a jejich pravdivost zaručena podpisem statutárních orgánů BD či SVJ.

Poradíte, jaké největší chyby se u BD a SVJ při hlasování per rollam opakují a pro které pak není takový výsledek hlasování pro banku přijatelný?

Jak už jsem uváděl výše, tak základem je přesná a jednoznačná formulace usnesení, ke kterému se mají vlastníci či družstevníci vyjádřit. Zde není prostor na lidovou tvořivost! Ukážu to na jednom příkladu, kde SVJ nejvíce chybují: zákon (a téměř všechna SVJ to mají i ve svých stanovách) vyžaduje, že při schvalování úvěru nestačí schválit pouze jeho výši, ale současně i jeho podmínky. Těmi podmínkami se rozumí úroková sazba, doba splatnosti úvěru a popř. i forma jeho zajištění. Kvůli této chybě jsme bohužel v minulosti už mnohokrát museli požadovat provedení nového hlasování, což je vždy nepříjemné. Abychom takovým situacím předcházeli, tak např. v ČSOB máme pro BD a SVJ k dispozici vzor, jak by takové usnesení o realizaci investice a přijetí úvěru, mělo správně znít. Tento vzor dělali právníci banky, a proto jej doporučuji využít. Nejen, že BD či SVJ bude mít jistotu, že zápis usnesení v této formě bude akceptovatelný pro kteroukoliv banku, ale že současně se tak maximálně eliminuje riziko, že by některý nespokojený vlastník využil špatné formulace usnesení a napadl platnost hlasování soudní cestou. Naopak v tom, že ke schválení per rollam je nutný souhlas nadpoloviční většiny hlasů všech vlastníků, většinou SVJ dnes už nechybují.

Redakce děkuje za rozhovor.

Více o ČSOB

Přečtěte si také:

Opravy bytových domů v době Covid(í)

Převod úvěru z družstva na společenství

Zdroj foto: Pixabay.com