Lhůty pro úschovy účetních dokladů

Skladujete hromady šanonů svého společenství za pěknou řádku let zpátky? Rádi byste v rámci předvánočního úklidu vytřídili také hromady lejster vašeho společenství, ale nejste si jistí tím, které dokumenty můžete skartovat a které do skartovačky rozhodně spadnout nemohou? Pak se vám budou hodit informace, které se dočtete na následujících řádcích.

Lhůty pro úschovy účetních dokladů

Mimo účetní závěrku, výroční zprávu o hospodaření, mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění platí pro všechny ostatní účetní záznamy společenství, že je společenství musí uschovávat ve lhůtě 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Někteří doporučují přidat k této lhůtě 3 měsíce navíc, protože tvrdí, že je účetní období uzavřeno de facto až v okamžiku účetní závěrky a ta má být vyhotovena ve lhůtě do 3 měsíců od konce účetního období. Výslovně to však v zákoně takto uvedeno není.

Zákonnou úpravu úschovy účetních dokladů najdete v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví – konkrétně v části šesté, § 31 a § 32.

Které konkrétní doklady musí společenství vlastníků ze zákona archivovat déle než 5 let a jak dlouho?

Pro účetní závěrku a výroční zprávu o hospodaření platí povinnost uschovávat je 10 let od konce účetního období, kterého se týkají. Pokud ve společenství vyplácíte odměny členům výboru nebo jiné mzdy, ze kterých odvádíte sociální pojištění, pak je potřeba uschovávat záznamy, které výši pojistného prokazují (přinejmenším mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění). Tyto dokumenty musíte uschovat po dobu 30 let od konce období, kterého se týkají. Po tuto dobu je z praktických důvodů vhodné ponechat si v úschově také smlouvy se zaměstnanci.

A teď pro shrnutí ještě jednou a úplně jednoduše:

sousedé.cz

A co ostatní dokumenty společenství?

Základní dokumenty o vzniku a statutu společenství a dokumenty, které jsou nezbytné pro fungování společenství (zakladatelské dokumenty, prohlášení vlastníka, stanovy, notářské zápisy, pasporty domu a jednotlivých bytových jednotek, usnesení shromáždění, zápisy z jednání výboru a kontrolní komise, záznamy o provedených revizích, platné smlouvy a další dokumenty důležité pro plynulý chod společenství) by měly být k dispozici po celou dobu existence společenství. Pokud se stanete členem výboru společenství, rozhodně si je od předchozího výboru nezapomeňte vyžádat. Ušetříte si tak čas, kdy byste hledali různá kreativní řešení, jak potřebné dokumenty dodatečně zajistit.

Pokud jde o dokumenty vystavované vlastníkům z titulu správy domu (předpisy měsíčních úhrad za jednotku – tzv. evidenční listy, vyúčtování, apod.) jedná se svou podstatou také o běžné účetní doklady, tudíž i pro jejich uschování platí už výše zmíněná pětiletá lhůta. A na závěr ještě jedna situace, která pro vás bude podnětem pro prodloužení lhůty k uschování dokladů. Máte-li v domě dlužníky, archivujte doklady až do doby, kdy své pohledávky vymůžete.

Ing. Věra Bugárová sousedé.cz

www.ucetnictvisvj.cz, https://www.linkedin.com/in/verabugarova/

Účetní specialista pro váš dům | Poradce pro SVJ | Lektor pro obor SVJ | Soudní znalec se specializací účetnictví SVJ

Zdroj foto: Pixabay.com


Mohlo by vás zajímat

Jak se k hlasování per rollam staví banky?

Jak se k hlasování per rollam staví banky?

Zákaz shromažďování většího počtu lidí se zásadně negativně projevil i v oblasti rozhodovací činnosti v rámci fungování bytových družstev a společenství vlastníků. Jak se BD a SVJ s touto skutečností vyrovnávají a jak se tato situace projevila v přístupu banky při dokládání souhlasu, jsme se zeptali finančního specialisty Ladislava Kouckého z ČSOB.

"Je potřeba jít s dobou," říká Jaroslav Horáček

"Je potřeba jít s dobou," říká Jaroslav Horáček

Pořád ještě váháte nad internetovou aplikací sousede.cz a nejste si stoprocentně jistí, jestli ji chcete zkusit? Na otázky Magazínu odpovídá předseda SVJ Jiráskova 300, které je ve správě SBD PS Liberec, Jaroslav Horáček.

Jak na výměnu špaletových oken nebo rekonstrukci fasády v památkové zóně nebo rezervaci v Praze? Poradíme!

Jak na výměnu špaletových oken nebo rekonstrukci fasády v památkové zóně nebo rezervaci v Praze? Poradíme!

Lidskou přirozeností je snaha o život v komfortním a kulturním prostředí. S touhle potřebou ale v průběhu let neodmyslitelně souvisí také nutnost částečné nebo kompletní modernizace. Pokud jde o bytový dům nacházející se v památkové zóně nebo rezervaci, jichž je nejen v našem hlavním městě nespočet, může být situace o něco komplikovanější.