Skladujete hromady šanonů svého společenství za pěknou řádku let zpátky? Rádi byste v rámci předvánočního úklidu vytřídili také hromady lejster vašeho společenství, ale nejste si jistí tím, které dokumenty můžete skartovat a které do skartovačky rozhodně spadnout nemohou? Pak se vám budou hodit informace, které se dočtete na následujících řádcích.
Mimo účetní závěrku, výroční zprávu o hospodaření, mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění platí pro všechny ostatní účetní záznamy společenství, že je společenství musí uschovávat ve lhůtě 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Někteří doporučují přidat k této lhůtě 3 měsíce navíc, protože tvrdí, že je účetní období uzavřeno de facto až v okamžiku účetní závěrky a ta má být vyhotovena ve lhůtě do 3 měsíců od konce účetního období. Výslovně to však v zákoně takto uvedeno není.
Zákonnou úpravu úschovy účetních dokladů najdete v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví – konkrétně v části šesté, § 31 a § 32.
Pro účetní závěrku a výroční zprávu o hospodaření platí povinnost uschovávat je 10 let od konce účetního období, kterého se týkají. Pokud ve společenství vyplácíte odměny členům výboru nebo jiné mzdy, ze kterých odvádíte sociální pojištění, pak je potřeba uschovávat záznamy, které výši pojistného prokazují (přinejmenším mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění). Tyto dokumenty musíte uschovat po dobu 30 let od konce období, kterého se týkají. Po tuto dobu je z praktických důvodů vhodné ponechat si v úschově také smlouvy se zaměstnanci.
Určitě se vyplatí vést si kromě papírové formy i elektronickou evidencí dokladů. Můžete k tomu využít například nástroj Caflou, který dokáže pomoci v účetnictví a zároveň se v něm evidují úkoly. Je vhodný pro SVJ i soukromé firmy. S tímto nástrojem stačí jen nahrát přijatou či vydanou fakturu a on ji s pomocí umělé inteligence přepíše do systému za vás. Přečtěte si více se o tomto moderním způsobu evidence v článku Jak na vytěžování faktur.
Základní dokumenty o vzniku a statutu společenství a dokumenty, které jsou nezbytné pro fungování společenství (zakladatelské dokumenty, prohlášení vlastníka, stanovy, notářské zápisy, pasporty domu a jednotlivých bytových jednotek, usnesení shromáždění, zápisy z jednání výboru a kontrolní komise, záznamy o provedených revizích, platné smlouvy a další dokumenty důležité pro plynulý chod společenství) by měly být k dispozici po celou dobu existence společenství. Pokud se stanete členem výboru společenství, rozhodně si je od předchozího výboru nezapomeňte vyžádat. Ušetříte si tak čas, kdy byste hledali různá kreativní řešení, jak potřebné dokumenty dodatečně zajistit.
Pokud jde o dokumenty vystavované vlastníkům z titulu správy domu (předpisy měsíčních úhrad za jednotku – tzv. evidenční listy, vyúčtování, apod.) jedná se svou podstatou také o běžné účetní doklady, tudíž i pro jejich uschování platí už výše zmíněná pětiletá lhůta. A na závěr ještě jedna situace, která pro vás bude podnětem pro prodloužení lhůty k uschování dokladů. Máte-li v domě dlužníky, archivujte doklady až do doby, kdy své pohledávky vymůžete.
Ing. Věra Bugárová
www.ucetnictvisvj.cz, https://www.linkedin.com/in/verabugarova/
Účetní specialista pro váš dům | Poradce pro SVJ | Lektor pro obor SVJ | Soudní znalec se specializací účetnictví SVJ
Zdroj foto: Pixabay.com
Proč vaše nemovitost stárne rychleji, než musí? Mnoho majitelů nemovitostí a zástupců SVJ vnímá údržbu exteriéru jako čistě estetickou záležitost, ale to je chyba! Včasný zásah ušetří peníze a zajistí bezpečný provoz i ochrání zdraví bydlících. Pojďme se podívat na problematiku blíže.
Modernizace osvětlení je jednou z nejrychlejších cest k úsporám v rozpočtu SVJ. Ale jak vybrat řešení, které bude fungovat na chodbách, ve sklepě i u výtahů? Představujeme Prodisc III – systém, který díky své variabilitě dokáže pokrýt potřeby celého bytového domu jediným typem svítidla. Zjistěte, jak sjednotit design domu, zvýšit bezpečnost a radikálně snížit účty za elektřinu.
Digitální transformace dorazila i do vodárenství. A s ní nové možnosti, jak dělat měření vody rychleji, přesněji a bez zbytečné administrativy. V posledních letech jsme proto pracovali na systému, který dokáže celý proces odečtu fakturačních vodoměrů plně automatizovat. A dnes už víme, že to funguje — a že to zásadně mění způsob, jakým mohou vodárny pracovat.