Rozhodování mimo zasedání (per rollam) společenství vlastníků

Obecně o rozhodování per rollam

Obecná právní úprava společenství vlastníků jednotek je obsažena v zákoně č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“), konkrétně v paragrafech 1194 až 1222. Rozhodování mimo zasedání se pak věnují paragrafy 1211 až 1214 občanského zákoníku. Občanský zákoník pojem per rollam nepoužívá, takovéto označení pro rozhodování mimo zasedání společenství vlastníku byl praxí osvojen ze zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, kde je definován v § 175 jako pojem používaný pro rozhodování mimo valnou hromadu obchodních společností.

Občanský zákoník rozeznává dvě situace, za kterých je přípustné, aby společenství vlastníku hlasovalo per rollam, na místo standardního postupu vyjádření vůle svých členů na řádně svolaném zasedání shromáždění.

V prvé řadě se jedná o situaci, kdy na řádně svolané shromáždění nedorazí nadpoloviční většina jeho členů, tedy svolané shromáždění není způsobilé se usnášet. V takovém případě může osoba, která je oprávněna shromáždění svolat (tedy zpravidla předseda či výbor), navrhnout v písemné formě, aby vlastníci jednotek rozhodli o týchž záležitostech mimo zasedání. Zákonodárce takto dává společenství vlastníků možnost, jak překonat neochotu jeho členů fyzicky se účastnit zasedání shromáždění, a to i přestože hlasování per rollam není upravené ve stanovách.

Ve všech ostatních případech lze navrhnout přijetí rozhodnutí mimo zasedání, pokud to připustí stanovy.

Výjimku z nutnosti speciální úpravy ve stanovách upravoval zákon č. 191/2020 Sb., tzv. lex covid, ve znění pozdějších předpisů, který umožňoval všem právnickým osobám (tedy i společenstvím vlastníků) rozhodovat mimo zasedání i bez výslovné opory ve stanovách. Tato možnost však byla časově limitována do 30. 6. 2021 a v současnosti se tedy již nelze o lex covid opřít. Lze však předpokládat, že pokud by bylo z důvodu stupňující se epidemiologické situace opět významněji omezeno shromažďovací právo, přistoupil by zákonodárce i k aktivaci opatření zmírňujících tyto dopady epidemie.

Postup a formální náležitosti hlasování per rollam

Návrh na rozhodnutí mimo zasedání musí být v písemné formě doručen všem vlastníkům jednotek. Návrh bude zpravidla činit statutární orgán společenství vlastníků, tedy předseda nebo výbor. Občanský zákoník však výslovně umožňuje, aby návrh na hlasování per rollam iniciovali i vlastníci jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů, nejméně však dva z nich a pokud statutární orgán jejich iniciativě nevyhoví, jsou tito vlastníci oprávněni učinit návrh sami.

Návrh musí obsahovat alespoň návrh rozhodnutí, podklady potřebné pro jeho posouzení nebo údaj, kde jsou uveřejněny, a údaj o lhůtě, ve které se má vlastník jednotky vyjádřit. Neurčí-li stanovy delší lhůtu, platí, že lhůta činí patnáct dní (§ 1211 odst. 3 občanského zákoníku).

Na vyjádření hlasujících vlastníků klade zákon rovněž poměrně striktní požadavky. Vyjádření vlastníka jednotky musí obsahovat den, měsíc a rok, kdy bylo učiněno a musí být podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Vyjádření vlastníka musí být zcela jednoznačné, bez výhrad, doplnění či připomínek. Jedná se tedy o vyjádření „ano“ či „ne“ de facto stejné povahy jako zvednutí ruky na zasedání shromáždění.

Pokud zákon nebo stanovy požadují, aby přijetí rozhodnutí shromáždění bylo osvědčeno veřejnou listinou[1], musí být podpis vlastníka jednotky na vyjádření úředně ověřen. Typicky se bude jednat o změnu stanov společenství vlastníků.

Důležité je, uvědomit si, že většina potřebná pro rozhodnutí shromáždění per rollam se počítá z celkového počtu hlasů všech vlastníků jednotek, tedy nepočítá se z počtu odevzdaných hlasů, jak by se nabízelo analogicky dovodit z principů hlasování na zasedání shromáždění.

V poslední řadě, po ukončení hlasování statutární orgán (předseda/ výbor) oznámí vlastníkům jednotek v písemné formě výsledek hlasování, a pokud bylo usnesení přijato, oznámí jim i celý obsah přijatého usnesení. Pokud by statutární orgán společenství vlastníků se splněním této povinnosti otálel, může oznámení učinit na náklady společenství vlastníků ten, kdo usnesení navrhl

Některé praktické aspekty

Hlasování manželů/ spoluvlastníků

Vlastnické právo k bytu, resp. jednotce, v domě může přirozeně náležet i více osobám společně, ať už se jedná o spoluvlastníky jako takové či o manžele. Občanský zákoník na tyto případy výslovně pamatuje a upravuje i způsob vyjadřování jejich vůle navenek v § 1185 odst. 2 takto: „Spoluvlastníci jednotky zmocní společného zástupce, který bude vykonávat jejich práva vůči osobě odpovědné za správu domu. To platí i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění.“

Společným zástupcem spoluvlastníků či manželů pak zpravidla bude jeden z nich, není to však podmínkou. Zmocnění společného zástupce musí být výslovné, nemusí být ale v písemné formě.

Hlasování přes portál sousedé.cz

Hlasování přes portál sousedé.cz by při striktně jazykovém výkladu ustanovení § 1212 občanského zákoníku narazilo, neboť zde se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky k návrhu rozhodnutí podepsané vlastní rukou. Jsem toho názoru, že tento způsob ověření identity lze překlenout výkladem za předpokladu, že je vlastnoruční podepsání nahrazeno takovým způsobem, který dává stejnou míru jistoty, že to které vyjádření k rozhodnutí učinil konkrétní vlastník jednotky.

Ustanovení § 1221 odst. 1 občanského zákoníku vychází z obecného ustanovení § 561 odst. 1 (věta první) občanského zákoníku: „K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího.“ Nicméně ustanovení § 562 občanského zákoníku stanoví, že „písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.“ Podle § 3026 odst. 1 občanského zákoníku platí ustanovení tohoto zákona o listině obdobně i pro jinou písemnost bez zřetele na její podobu, nevylučuje-li to povaha písemnosti.

K hlasování přes portál sousedé.cz je nejdříve nutné provést dvoufázové ověření identity osoby prostřednictvím e-mailu, který tato osoba (vlastník jednotky) prokazatelně prohlásila za vlastní. Vlastnoruční podpis hlasujícího vlastníka na písemnosti obsahující jeho vyjádření je tak nahrazen prostřednictvím portálu sousedé.cz způsobem, který dostatečně prokazuje identitu hlasující osoby.[2]

Zveřejnění vyjádření vlastníků na portálu

Vyjádření jednotlivých vlastníků k návrhu na rozhodnutí shromáždění per rollam lze zveřejňovat na portálu sousedé.cz tak, že k nim mají jednotliví členové společenství vlastníků navzájem přístup. Analogicky i na shromáždění konaném za fyzické přítomnosti vlastníků mají jednotliví vlastníci zpravidla možnost konfrontovat své názory s již učiněným hlasováním jiných vlastníků. Jasnou odpověď pak dává ustanovení § 254 odst. 3 občanského zákoníku[3], které opravňuje každého člena spolku (potažmo společenství vlastníků) nahlížet do zápisů ze zasedání za podmínek určených stanovami. Neurčí-li stanovy jinak, lze toto právo vykonat v sídle spolku. Je tedy evidentní, že každý člen společenství vlastníků má právo na informaci o tom, jak na shromáždění hlasovali ostatní členové.

Pozn.:

[1] Vyžaduje-li právní jednání formu veřejné listiny, rozumí se jí notářský zápis (§ 3026 odst. 2 občanského zákoníku)

[2] V podrobnostech viz Poradna Sousedé.cz

[3] Ustanovení o členské schůzi spolku se subsidiárně použijí i pro úpravu společenství vlastníků (1221 odst. 1 občanského zákoníku)

Zdroj foto: Pixabay