Systém práce v SVJ: Systém řízení.

Představte si, že budete zakládat firmu, kam byste se obrátili? S kým budete řešit Váš business model? Jakou legislativu si nastudujete, jaké kompetence musíte získat, abyste mohli být úspěšnými jednateli/majiteli společnosti? Jaké nástroje ke komunikaci budete potřebovat? Jaké nástroje pro řízení vaší společnosti budete potřebovat, abyste splnili všechny zákonné povinnosti? Koho si pozvete z dodavatelů, aby vám pomohli ve zpracováním agendy, na kterou nestačíte?

Tyto a další otázky se honí hlavou každého budoucího businessmana, který sní o své vlastní společnosti. Věřím, že mnohým z Vás “předsedů SVJ” se ani “nesnilo” o vedení vlastního businessu a najednou jste do toho spadli po hlavě. Stačilo jedno shromáždění vlastníků a nominace od ostatních, kteří si na svá bedra nechtěli vzít odpovědnost na úrovni kapitálu ve výši desítek milionů Kč, plnou právní odpovědnost a ručení celým svým majetkem dle §159 OZ za pochybení na úrovni finanční, technické, legislativní, újmy na zdraví atd. Mít bezesné noci, plánovat nejen za svou domácnost, ale za celý dům, komunikovat úkoly od vlastníků ke správci a opačně výsledky realizací od správce k vlastníkům. Sestavovat rozpočty, kontrolovat rozúčtování a vyúčtování, hlídat legislativní povinnosti, dělat zápisy, svolávat shromáždění, hlídat plány revizí a kontrol, pravidelně servisovat svou nemovitost a v neposlední řadě mediovat sousedské spory.

Zeptali jsme se jedné z našich uživatelek, paní Moniky Volfové, z SVJ z Horního Slavkova, která vede dům o 68 BJ co jí využívání portálu přináší, co přimělo jí a shromáždění vlastníků SVJ k založení domu na portále sousedé.cz a využívání portálových služeb.

Věřím, že mnozí z vás najdou odpovědi i pro sebe na otázku PROČ si portál pořídit? PROČ opustit koncept tužka-papír-email-telefon a jít moderní cestou správy a komunikace hodny 21 století.

1. Než jste se rozhodli v SVJ pro náš portál, jak jste komunikaci a správu agendy SVJ řešili?

Veškerá komunikace se řešila postaru roznosem papírů do schránek, lepením na vchody a v neposlední řadě doporučenými dopisy, které byly pro SVJ finančně i časově náročné, většinou bez efektu neboť nebyly převzaty vlastníkem. U SVJ s 69 jednotkami to bylo celé nákladné i co se týče kancelářských potřeb. Agendy se v podstatě nespravovali, nic se nedalo zpětně pořádně dohledat bez dlouhých hodin v archivních materiálech, pokud je někdo vůbec archivoval. Nedocházelo k předání mezi nastupujícími výbory a pod. Exekutiva SVJ tak byla mnohdy velmi netransparentní.

2. Co byly ty hlavní důvody pro využití našeho portálu?

V podstatě to vyřešilo veškerá negativa, která jsem uvedla v předchozí odpovědi. Hlavně možnost komunikace a hlasování i vzdálených vlastníků, dohledatelnost předchozích úkonů atp.

3. Využíváte jej nyní více jak rok, jaký přínos vnímáte pro vaše SVJ?

Maximální úspora času a transparentní vedení agend, jednoduchá komunikace, výborná je záložka pro správu havárií kdy jsou všichni informováni zda se věc řeší.

4. Vnímáte i nějaké nevýhody při využívání portálu? Překážky?

Nevýhodou se kterou jsem se zatím potýkala je třeba nemožnost prodloužení data, kdy se uzavře online hlasování. Pokud vidím, že není odhlasovaná většina, termín bych prodloužila a apelovala na vlastníky. Jinak jsem zatím se vším spokojena. (pozn. redakce v Online hlasování musíme následovat zákony a jednou vyvolané per rollam hlasování na pevně stanovené datum, se nedá měnit, zde bychom museli změnit zákony a na to jsme jako portál zatím krátcí :-))

5. Z pohledu systému práce předsedy v čem vám systém pomáhá?

Opět se vracím k dohledatelnosti úkonů, vidím například informaci o tom, že závadu již s někým řeším. Uvítala bych třeba novou funkci - úkolník kde bych si nastavila hlídání dat revizí a založila termínované úkoly kdy mám něco provést, přišla by pak notifikace do emailu nemusela bych to mít napsáno jinde. (pozn. redakce - tento podnět máme již i od dalších předsedů a dali jsme jej na vývojový list, rádi pro vás připravíme i další funkcionality, dejte nám tedy vědět své nápady na domovnik@sousede.cz)

6. Jakou skladbu vlastníků v domě máte?

Máme vlastníky z celého spektra možností, agentury, jednotlivce, manžele, podíly v různých jednotkách, město, snad jsem na nikoho nezapomněla. Z tohoto výčtu je zřejmé, že potřebujeme elektronickou komunikaci kterou mi portál umožňuje. S tímto SW bych se nebála profesionálně spravovat i více SVJ, jsem stavař a veškeré problémy budov jsou tedy mým oborem a váš SW mi dává dobrý nástroj. Využívají portál všichni nebo aspoň většina? Už jsem donutila naprostou většinu, že portál využívá.

7. Jak se staví k portálovému řešení starší vlastníci, pokud je máte?

Mám zde pár starých babiček, kterým sama pomáhám, to patří ke slušnému vychování. Překvapivě je jedna z nich docela zdatná, má email a umí se i do portálu přihlásit, mladí vše řeší vaší mobilní aplikací, hlasují tak i během osobní účasti na shromáždění, což je výborné, nemusí mě pak zplnomocňovat abych za ně odhlasovala na onlinu.

8. Doporučila byste využívání portálu domu i dalším předsedům? Pokud ano, proč?

Už jsem portál doporučovala, důvody jsou uvedeny v odpovědích, cena je přijatelná. Dokonce mě jedno SVJ požádalo zda bych je spravovala, mou podmínkou však bylo aby si portál pořídili. Pokud si k ruce vezmete šikovnou účetní, není problém s vaším portálem SVJ spravovat za zcela jiné náklady než si účtují agentury, které se tím zabývají na dálku. Dle mého názoru je to cesta dobré praxe ve správě SVJ, předsedové z domu nebo města mají znalost místních poměrů, kontakty na šikovné místní řemeslníky a tom to dle mého je.

Děkujeme za odpovědi paní Volfové a věříme, že se mnozí z vás v jejích odpovědích najdete a pro ty z vás, kteří si zatím nejsou jistí, jaký nástroj pro SVJ pořídit, nebojte se nás zeptat, své názory s námi sdílet.

Vaše podněty pište na zlata.botero@sousede.cz

Za tým sousedé.cz vám přejeme bezproblémové řízení SVJ

Zlata Botero Vašková

______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.