Doručování informací e-mailem v SVJ

E-mailová komunikace je v dnešní době využívána z 99% z veškeré komunikace probíhající mezi členy SVj a statutárním orgánem. Je ovšem dobré dodržovat základní zásady, které zajistí právoplatnost a nespornost.

Postoje soudů k doručování informací e-mailem, zejména ve vztahu k právním úkonům a komunikaci ve společenství vlastníků jednotek (SVJ), se v České republice postupně vyvíjejí. Sami se seznamte s přehledem klíčových právních stanovisek:

1. Doručování e-mailem jako plnohodnotný způsob komunikace

Soudy obecně uznávají e-mail jako možný způsob doručení písemností, pokud jsou splněny určité podmínky:

• Souhlas adresáta: E-mail lze považovat za způsob doručení, pokud adresát dal souhlas s tímto způsobem komunikace. Například schválením ve stanovách SVJ nebo přímým vyjádřením vůle.
• Důkaz o doručení: Soud zkoumá, zda lze prokázat, že adresát e-mail skutečně obdržel (např. potvrzení o přečtení nebo odpověď na zprávu).

Judikatura:

Rozsudek Nejvyššího soudu ČR, sp. zn. 26 Cdo 1771/2021 (ze dne 12. 1. 2022) potvrzuje, že elektronická komunikace může být rovnocenná písemné, pokud je adresát informován a souhlasí.

2. Právní jednání a forma e-mailu

E-mailové zprávy mohou být právně závazné, pokud splňují následující požadavky:

• Identifikace odesílatele a adresáta: Musí být jasné, kdo zprávu odeslal a komu byla určena.
• Autenticita: E-mail by měl obsahovat elektronický podpis, pokud se jedná o dokumenty, které vyžadují písemnou formu podle zákona.
• Nezpochybnitelnost obsahu: Obsah e-mailu nesmí být možné snadno upravit bez ztráty integrity.

Judikatura:

Rozsudek Nejvyššího správního soudu, sp. zn. 9 As 1/2021, se zabývá otázkou závaznosti právních úkonů učiněných prostřednictvím e-mailu a zdůrazňuje důležitost elektronického podpisu.

3. Komunikace ve SVJ prostřednictvím e-mailu

• Informace o shromážděních SVJ: Pokud stanovy umožňují doručování informací elektronicky, je možné zasílat pozvánky a zápisy ze shromáždění e-mailem.
• Doručení důležitých rozhodnutí: Pokud je doručování písemností stanoveno zákonem (např. § 13 občanského zákoníku), je vhodné využít doporučenou poštu nebo datovou schránku.

Judikatura:

Rozsudek Nejvyššího soudu ČR, sp. zn. 26 Cdo 2207/2021, stanoví, že informace zaslané e-mailem jsou platné, pokud je v pravidlech SVJ nebo jiném ujednání vymezena možnost elektronického doručování.

4. Omezení doručování e-mailem

• Technické potíže: Pokud adresát neobdržel e-mail z technických důvodů, není možné považovat zprávu za doručenou (např. plná e-mailová schránka).
• Nedostatečné zabezpečení: E-maily bez elektronického podpisu nebo šifrování mohou být považovány za nedostatečné pro právně závazné úkony.

Judikatura: Rozsudek Ústavního soudu ČR, sp. zn. II. ÚS 1287/20, zdůrazňuje, že důkazní břemeno ohledně doručení leží na odesílateli.

Doporučení pro SVJ:

1. Schválit ve stanovách SVJ možnost doručování e-mailem a specifikovat podmínky.
2. Využívat elektronické podpisy pro důležité dokumenty.
3. Uchovávat důkazy o doručení (potvrzení o přečtení, odpovědi).
4. Pro klíčové právní úkony využívat datovou schránku nebo doporučenou poštu.

Přejeme Vám, ať je vaše komunikace transparentní, efektivní a právně uznatelná!

Zlata Botero Vašková

______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.